Espace PRO
Assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO)
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Gestion de projets
De l’expression de besoin à la livraison d’un ouvrage, il est nécessaire de posséder de solides connaissances et compétences pour limiter les nombreux écueils qui jalonnent les projets de construction, de rénovation et d’aménagement.
Forts d’une longue expérience des programmes d’infrastructures complexes (nucléaire, militaire, chimique et spatiale), nous proposons des méthodes avancées de gestion de projet accordant une part très importante à la gestion des exigences, à la gestion des risques et si nécessaire à l’élaboration de dossiers de preuves.
Pour les projets caractérisés par des variations des hypothèses ou des exigences en cours de conception ou bien pour les opérations assorties de fortes exigences calendaires et budgétaires, des méthodes agiles peuvent être mises en place avec un suivi plus souple et plus économique des processus de conception.
Dans tous les cas, nous travaillons selon l’approche OTOCOQ (On Time On Cost On Quality) qui vise à livrer les projets dans les temps, dans les coûts, sans concession sur le niveau de performance ou de qualité attendu.
DOCTOBAT intervient en AMO pour le compte des maîtres d’ouvrage (collectivités territoriales, sociétés d’économie mixte, OPH, entreprises…). Nous proposons aussi des prestation de contrôle de second niveau afin de vérifier le travail des équipes de projet internes (revue de projet, audit méthodologique ou technique, avis…) et de commissionnement.
INSPECTION AVANT ACQUISITION
Dans un contexte où il est nécessaire de « construire la ville sur la ville » afin de contenir l’urbanisation des terres agricoles et naturelles en lien avec le ZAN (Zéro Artificialisation Nette), les projets de réhabilitation, avec ou sans changement de destination, sont voués à se développer.
Or, les projets de réhabilitation ou de rénovation sont intrinsèquement assortis de risques plus importants qu’une construction neuve sur une parcelle viabilisée. En effet, au fur et à mesure des travaux de déconstruction/rénovation, des problématiques apparaissent en générant des coûts et des délais complémentaires. Dans certaines situations, cela peut même conduire à l’abandon de l’opération en cours de réalisation.
Afin d’anticiper au mieux les risques et les aléas, DOCTOBAT accompagne les porteurs de projets via des prestations d’inspection avant acquisition. Ainsi, vous obtenez une évaluation sommaire ou précise des conditions de site, des coûts potentiels de réparation, ainsi que des recommandations pour les mises à niveau et les améliorations nécessaires.
Cette prestation intervient en amont de la phase d’initiation d’une opération. Nous vous accompagnons qu’il s’agisse d’une acquisition foncière, de friche industrielle ou d’ouvrage à réhabiliter afin de permettre au porteur de projet de prendre une décision éclairée.
ASSISTANCE A L’EXPRESSION DE BESOIN
Le succès d’un projet ne dépend pas seulement des moyens budgétaires qui y sont consacrés. Quel que soit le niveau de complexité du projet, il est nécessaire de définir clairement le besoin, les exigences et les objectifs avant de statuer sur les moyens alloués pour les atteindre et avant de fixer hâtivement une solution technique.
Il n’est pas rare qu’un maître d’ouvrage (peu averti) fige prématurément des contraintes techniques (ex: « construction d’un ensemble de restauration en structure modulaire ») avant même d’avoir détouré l’ensemble des sujets périphériques à la construction du bâtiment mais néanmoins indispensables à la conception de l’ouvrage.
Pour la construction d’un ensemble de restauration, il est ainsi nécessaire de s’interroger dès l’expression de besoin sur : le contour de l’opération (bâtiment seul, bâtiment équipé), le nombre de convives, le nombre de service, le mode préparation des repas (sur place, cuisine centrale)… Il en va de même pour les installations industrielles dont le design dépend grandement des flux de production qui doivent être définis le plus tôt possible dans le projet.
DOCTOBAT vous assiste en vous aidant à vous poser les bonnes questions au bon moment afin de sécuriser votre processus de conception et votre stratégie de contractualisation des marchés de maîtrise d’oeuvre et de travaux.
A savoir
- Il est conseillé de prévoir un jalon de validation formel de l’expression de besoin.
- La mauvaise définition du besoin est une source importante de contentieux entre le maître d’ouvrage et le maître d’œuvre.
- Les données d’entrée manquantes ne sont pas toujours bloquantes. Des études de sensibilité et des itérations d’études peuvent être prévues en pareille situation.
ETUDE DE FAISABILITE
Les maîtres d’ouvrages ont souvent besoin d’une étude préliminaire avant d’engager un projet de conception plus conséquent.
DOCTOBAT propose des études permettant de confirmer la faisabilité technique, la soutenabilité financière et la cohérence calendaire d’un projet.
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- Ex 1 : déploiement d’un nouveau complexe bâtimentaire sur un terrain complexe pollué
- Ex 2 : réemploi d’un ouvrage ancien
- Ex 3 : déplacement d’une utilité, d’un réseau, d’un process industriel
- Ex 4 : suppression d’un poteau ou ouverture d’un mur porteur dans un ouvrage existant
A retenir
- L’étude de faisabilité est une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage et ne se substitue pas à une mission de maîtrise d’œuvre.
- Elle permet souvent au maître d’ouvrage de statuer sur l’opportunité de réaliser ou non des travaux.
ANALYSE DES RISQUES ET DES OPPORTUNITES
&
GESTION DES INTERFACES
DOCTOBAT propose des analyses de risques et d’opportunités (R&O) pour les projets de construction les plus exigeants. Ce type d’analyse consiste notamment à identifier et à mitiger les risques. Cela permet également d’identifier et de valoriser les opportunités qui peuvent être développées dans le cadre de l’opération.
Pour tout projet, nous proposons également une prestation d’analyse ou de gestion des interfaces internes (impact sur l’activité du site, cohérence des solutions techniques avec les stratégies de maintenance, projets impliquants plusieurs directions d’un même client) et externes (interfaces avec des tiers indépendants de l’équipe projet – ex : ENEDIS ; mise en place des équipements mobiliers, industriels ; autorisations administratives).
La gestion des interfaces permet de maitriser le périmètre de responsabilité de chaque acteur. Cela permet aussi de piloter l’avancement d’acteurs interdépendants.
A savoir
- Les analyses R&O sont systématiquement utilisées pour le pilotage opérationnel des projets complexes.
- Il en va de même pour la gestion des interfaces internes/externes bien que nous la recommandions quelle que soit l’ampleur du projet.
PROGRAMME
Le programme est le document qui permet au maître d’œuvre de comprendre les attentes du maître d’ouvrage et d’y répondre par la conception et par la réalisation d’un ouvrage.
Le programme rassemble au minimum les items suivants :
- expression du besoin détaillé
- définition du périmètre de l’opération (bâtiment seul, bâtiment équipé, réfection des voiries et réseaux annexes
- définition des exigences d’exploitation (cadences de production, flux de personnel, flux publics, flux de marchandise, surfaces utiles nécessaires, organisation spatiale)
- définition des autres exigences (sécurité physique, cybersécurité, performance énergétique, traitement architectural particulier…)
- définition des contraintes externes au projet devant être prises en compte
- données de site préliminaires
- objectifs calendaires et budgétaires
DOCTOBAT rédige le programme de votre opération et vous accompagne pour la mise en place du marché de maîtrise d’œuvre.
Nous pouvons également vous accompagner pour la justification, pour la mise en place et pour le suivi des marchés de conception-réalisation.
A savoir
- Les évolutions du programme ont généralement un impact calendaire et budgétaire fort sur le marché de maîtrise d’œuvre.
- Dans certaines conditions, le programme peut évoluer jusqu’en phase d’avant projet.
- Les maîtres d’ouvrages publics doivent produire une justification lorsqu’ils recourent à un marché de conception-réalisation (sauf exception).
- La MIQCP recommande aux maîtres d’ouvrages publics de s’entourer de personnes hautement qualifiées pour la préparation et la conduite des marchés de conception-réalisation.
ETUDE D’OPTIMISATION & PLAN DE REDRESSEMENT D’OPERATION
Plusieurs situations de projet peuvent nécessiter des études d’optimisation.
Au cours du processus de conception, il n’est pas rare que de nouveaux besoins doivent être pris en compte ou que des données d’entrée doivent être modifiées :
- en raison d’oublis dans l’expression de besoin
- en raison d’une insuffisance des données d’entrée (ex : découverte tardive d’amiante)
- en raison d’une évolution du périmètre de l’opération ou du besoin (ajout de nouvelles capacités d’exploitation, ajout d’ouvrages annexes)
Ces modifications génèrent des retards et des surcoûts dont les structures intégrées ont parfois du mal à maîtriser l’ampleur du fait d’un manque d’anticipation dans les divers engagements contractuels qu’ils ont conclus.
Il arrive aussi que la conception présentée initialement par le maître d’œuvre soit finalement plus onéreuse qu’annoncée ou que le contexte économique change brutalement en cours d’opération (inflation, besoin du maître d’ouvrage de réorienter les crédits vers une autre opération).
Lorsque les surcoûts compromettent la faisabilité même de l’opération, la mise en place d’un plan de redressement d’opération (recovery plan) est alors nécessaire. En tant qu’AMO, DOCTOBAT vous accompagne et vous guide dans cette démarche particulière qui impose des choix stratégiques. Nous recommandons d’associer systématiquement au recovery plan :
- une réévaluation des risques du projet,
- une analyse d’impact des réductions de coût d’investissement sur les coûts d’exploitation et de maintenance.
Toute étude d’optimisation donne lieu à un jalon de validation assorti d’une décision programme de haut niveau.
Vous avez encore quelques questions ? Un cas à nous soumettre ?